Instances et groupes

Organisation de l’association

L’Etang Aux Petits Oignons est organisée selon diverses instances, chacune occupant un rôle spécifique dans le fonctionnement de l’association.

Le Collectif 

Le Collectif a pour rôle d’animer le fonctionnement de l’ensemble de l’association et en particulier de coordonner et valider les travaux des différents groupes de travail. Il est constitué de 15 membres maximum.

Il est également l’organe de décision majeur de l’association et est investi des pouvoirs étendus nécessaires pour agir en toutes circonstances en son nom.

L’ensemble des membres de l’Association s’engage à respecter les décisions prises par le Collectif.

Le Collectif est élu par l’Assemblée Générale annuelle et est composé, de fait, par l’ensemble des amapien.ne.s investis dans le fonctionnement de l’association.

Le Collectif se réunit au moins 4 fois par an, et chaque fois qu’il est nécessaire sur simple demande d’un de ses membres.

Les comptes-rendus de réunions sont diffusés à l’ensemble des membres de l’association.

Le Bureau

Le Collectif élit en son sein un bureau composé de trois membres remplissant les rôles officiels suivants :

  • Président de l’association
  • Trésorier de l’association
  • Secrétaire de l’association. Il en est aussi de facto le référent listes. A ce titre il assure la tenue des listes des adhérents de l’association et la met à disposition de l’ensemble des membres du Collectif et des Groupes de travail. Il gère également la liste d’attente.

Les Groupes

Différents groupes de travail sont constitués. De taille variable, ils incluent au moins un membre du Collectif qui peut être rejoint par tout adhérent.

Chaque groupe de travail possède une mission précise mais est par ailleurs autonome et s’organise comme il le souhaite pour la mener à bien. Il peut par exemple se donner des objectifs, décider d’avoir un référent ou non, organiser ses propres réunions.

Chaque Groupe rend compte de ses travaux au Collectif. Il peut par ce biais proposer des décisions qui seront soumises à l’approbation du Collectif.

Les groupes collaborent entre eux.

Une fois par an, en AG, chaque Groupe pourra présenter les grandes lignes de ses réalisations.

Groupes du Pôle Producteurs

Groupe Producteur

Missions

  • Définit les termes des contrats avec les producteurs (calendrier des dates de distribution, estimation du contenu des distributions, calcul du prix, des échéances d’encaissement des chèques).
  • Propose un contrat à chaque adhérent.
  • Collecte les versements et les contrats, les vérifie, et remet les chèques au producteur aux dates d’échéance choisies contractuellement.
  • Organise les différentes manifestations qui ont lieu sur le lieu de production durant la saison : visites de début de saison, repas collectifs, aides diverses aux producteurs (désherbage, cueillette, entretien…).
  • Remonte les nouvelles du producteur au Collectif.
  • Transmet toutes les infos nécessaires au Groupe communication.
  • Fournit la liste des contrats au groupe Distribution pour l’émargement.
  • Réalise une plaquette de renseignements sur nos producteurs, sur notre association, sur le principe de fonctionnement des AMAP, pour les contacts extérieurs.

Rôles spécifiques

A chaque producteur est associé un ou 2 référents parmi les membres du Groupe.

Groupe Distribution

Missions

  • Tient un planning de roulement désignant les responsables pour l’accueil de chaque distribution.
  • Organise et affiche le tableau des permanences, vérifie que tout le matériel nécessaire est disponible (tables et tréteaux, balances, ardoises, produits de nettoyage … ) et explique le déroulement d’une distribution aux novices.
  • S’assure de la présence d’un nombre suffisant de membres de l’association chargés d’aider les producteurs et d’assurer le déroulement de la distribution.
  • Contrôle la bonne participation des adhérents.
  • Demande à chaque membre de s’inscrire pour un nombre de distributions au moins égal à ceux stipulés dans les contrats qu’il a signés.
  • assure le lien avec la mairie (lieu de distribution, placier etc.)

Groupe Installation

Missions

  • Recherche des producteurs locaux, prend contact avec eux dans l’optique d’un éventuel partenariat.
  • Favorise l’installation d’un ou plusieurs producteurs dans la région de l’Etang-la-Ville dans un délai de 3 à 5 ans.

Groupes du Pôle Communication

Groupe Communication

Missions

  • Elabore la politique de communication qu’il soumet au Collectif.
  • Facilite la circulation des informations au sein de l’Association.
  • Rédige un bulletin pour tous les adhérents.
  • Gère la messagerie électronique de l’association (messages aux adhérents et aux contacts extérieurs).
  • Maintient et met à jour le site de l’association.
  • Rédige ou coordonne la rédaction d’articles pour les médias locaux.
  • Est fortement impliqué dans les stands et expositions.
  • Met en valeur les articles des newletter AMAP IDF, MIRAMAP, Terre de lien, Abiosol, Champs des possibles pour les proposer à nos adhérents.
  • Diffuse des messages sur l’importance de l’agriculture paysanne.

Groupe Réseau

Missions

  • S’inscrit auprès d’AMAP-IdF, participe à son groupe de discussion. Il en fait redescendre les informations importantes au Collectif.
  • Fait remonter les informations importantes concernant l’Association au niveau du réseau.
  • Développer des relations avec les autres AMAP desservies par nos producteurs et AMAP voisines.
  • Participe au réseau Inter-AMAP nord 78 et à ses actions.

Ambassadeur

Ce groupe pourra comprendre un ou plusieurs « Ambassadeur.s », amené.s à porter des messages à propos des fondamentaux et valeurs communes du mouvement des AMAP en diverses circonstances (sollicitation par une AMAP voisine en création pour intervenir à une réunion, par un journaliste local pour parler du fonctionnement AMAP, ou par des citoyen·ne·s sur un forum des assos, demandes d’étudiants en quête d’informations, …).

Groupe Animation

Missions

  • Organise des actions propres à enrichir la convivialité au sein de l’association.
  • Organise la fête de l’association, établit le lien avec la fête des Amap.
  • Propose et organise des événements (débats, sorties…)